EPAM.Управление МТО — Функциональность

• Бизнес-результаты и преимущества
• Функциональность

EPAM.Управление МТО  EPAM_Systems_Procurement.pdf.

Основными целями внедрения системы EPAM.Управление МТО являются: формирование согласованной и обоснованной потребности в МТР, своевременное обеспечение потребностей производства материальными ресурсами с минимальными издержками, контроль стоимости и сроков поставки, контроль удовлетворения потребностей в МТР.

Набор функциональных компонент решения EPAM.Управление МТО в полном объеме реализуют бизнес-процессы МТО в соответствии с поставленными целями и включает в себя следующие модули:

• Ведение мероприятий
• Ведение единого справочника материалов и комплектов
• Ведение плановых цен на МТР
• Планирование МТО
• Ведение единого справочника контрагентов
• Закупки
• Приходы
• Распределения
• Сбыт
• Взаимодействие с поставщиками

Ведение мероприятий

Модуль ведения мероприятий обеспечивает технологические функции управления проектами (программами) в части:

• автоматического создания структуры задач (мероприятий) проекта в соответствии с его типом
• задания и ведения аналитики для проекта и его подчиненных элементов для целей бизнес планирования и последующего контроля за фактом исполнения
• автоматического заполнения для подчиненного элемента аналитики, присутствующей в вышестоящем элементе
• автоматического формирования уникального кода мероприятия
• управление статусами проектов и задач
• разграничения прав доступа к проектам в соответствии с заданной ролью и организационным присвоением

В составе решения Управление МТО модуль ведения мероприятий дополнительно обеспечивает адресность формирования закупок, т.е. формирование и удовлетворение потребности в МТР с привязкой к конкретному мероприятию проекта.

Ведение единого справочника материалов

Модуль предназначен для централизованного ведения справочника материалов и комплектов.

В функции модуля входят:

• ведение классификатора(ов) МТР
• классификация МТР
• поиск и устранение дублей
• обработка заявок на пополнение/корректировку МТР

Централизованное ведение справочника МТР позволяет в последующем автоматически формировать:

• консолидированную потребность в МТР для центральных закупок
• консолидированные данные по складским остаткам МТР
• сравнительную аналитику по поставщикам и подразделения

В итоге это дает возможность бизнесу:

• снизить себестоимость закупаемых МТР;
• уменьшить складские запасы и неликвиды;
• сократить долю несвоевременного исполнения заказов

Ведение единых плановых цен на МТР

Модуль ведения плановых цен на МТР (материалы и комплектное оборудование) обеспечивает:

• предоставление исторической информации по ценам прихода
• автоматическое или ручное задание базовой цены на МТР на основании цены последнего прихода
• задание коэффициента транспортных расходов, процента налоговых отчислений (НДС), индекса изменения цен с привязкой к номенклатурной группе для автоматического расчета плановой цены на МТР
• разграничение прав доступа по номенклатурным группам
• при интеграции с модулем Планирования МТО — автоматическое проставление плановых цен в заявках и Планах МТО

Это дает возможность бизнесу:

• сделать прозрачным процесс согласования затрат и бюджетов на закупку МТР
• сократить сроки согласования заявок и Планов МТО
• формировать более точные и обоснованные бюджеты на закупку МТР
• уменьшить количество корректировок бюджета и планов МТО в процессе оперативного планирования
• отслеживать динамику цен на МТР
• выполнять сравнительный анализ цен от разных поставщиков
• вести аргументированный диалог с поставщиками по вопросу согласования приемлемых цен

Планирование МТО

Модуль «Планирование МТО» обеспечивает:

• Формирование первичной адресной потребности в материально-технических ресурсах
• Согласование и контроль первичной потребности в МТР в рамках лимитов затрат
• Учет нормативных сроков поставки
• В связке с модулем Распределений — учет остатков и резервирование под Планы МТО
• Формирование консолидированной потребности к закупу
• Согласование и контроль потребности к закупу в рамках лимитов финансирования
• Представление потребности к закупу в базовых и альтернативных единицах измерения
• Разделение на собственные и централизованные закупки
• Формирование корректировок потребности к закупу
• Формирование печатных форм документов и аналитической отчетности
• Разграничение полномочий согласно организационной структуре на доступ к функционалу и работу с данными

В ходе исполнения плана неизбежно возникают ситуации, когда необходимо внести изменения в уже утвержденные данные. Причем чем шире горизонт планирования, тем больше корректировок требуется. Система позволяет это сделать, основываясь на последних утвержденных данных и с учетом текущего статуса исполнения по конкретному материалу или комплекту материалов. Таким образом, процессы годового и оперативного планирования неразрывно связаны между собой.

Закупки

Модуль «Закупки» обеспечивает:

• Работа с незаказанными товарами
• Формирование конкурсов
• Создание запросов поставщикам
• Ввод полученных предложений от поставщиков
• Сравнение и выбор лучшего предложения
• Формирование аналитических справок
• Создание и ведение договоров
• Создание приложений к договорам
• Работа с комплектами
• Формирование отчетности для анализа закупочной деятельности

Модуль «Закупки» позволяет осуществлять процедуры закупок как централизованно (на уровне головной компании), так и децентрализовано (на уровне каждого филиала компании), и обеспечивает мониторинг этапов процесса закупок. В ходе проведения закупок возможно:

• Проведение процедур закупок как централизованно (на уровне головной компании), так и децентрализовано (на уровне каждого филиала компании)
• Мониторинг этапов процесса, что повышает прозрачность проведения закупок
• Уменьшение числа ошибок за счет автоматического формирования документов
• Возможность выгрузки конкурсов во внешнюю систему проведения торгов с последующей загрузкой результатов
• Формирование и вывод на печать запросов поставщикам о закупке МТР
• Сравнение предложений поставщиков с автоматическим определением лучшего предложения по ценовому признаку
• Возможность как автоматического, так и ручного распределения закупаемой номенклатуры МТР в рамках конкурса между поставщиками
• Хранение в системе результатов проведения конкурсных торгов для просмотра истории и динамики цен МТР
• Классификация номенклатуры МТР по группам с последующим присвоением групп определенному трейдеру (закупщику)
• Автоматическое формирование аналитических справок (протоколов) по проведенным конкурсным процедурам
• Централизованное ведение договоров на закупку МТР в системе с выводом на печать необходимых типовых форм договоров
• Автоматическое формирование приложений к договорам на закупку МТР с выводом на печать необходимых типовых форм приложений
• Удобство работы с комплектами, возможность автоматического укомплектования / разукомплектования данных комплектных материалов в заказах на поставку (приложениях к договору)
• Контроль исполнения договоров

Приходы

Модуль «Приходы» обеспечивает:

• Ведение транспортных единиц
• Регистрацию прибытия транспорта, разгрузки
• Формирование первичного приемного акта
• Формирование приемного акта
• Формирование счета-фактуры

Отличительные особенности модуля:

• Поступление материалов и оборудования происходит под конкретные потребности (планы МТО), при этом идет автоматическое обновление данных закупок
• Интеграция процессов поступления материалов с бухгалтерией исключает расхождение бухгалтерских и складских данных
• Сокращение объема работы и количества ошибок ввода (данные, введенные на предыдущих этапах всегда доступны пользователю; вся информация размещена на одном экране; переход между документами осуществляется по ссылкам; пользователь имеет строго определенные полномочия)
• Возможность одновременного ведения количества в разных единицах измерения в разрезе партии. Например, в единицах измерения цены и в единицах измерения количества заказа

Распределения

Модуль «Распределения» обеспечивает:

• Создание распределения и резервирования под План МТО (в связке с модулем Планирования МТО)
• Создание распределения из остатков
• Движение запаса на мероприятие (в связке с модулем Ведение мероприятий)
• Создание заявки на кольцевой завоз
• Создание наряда на отпуск по распределению

В системе поддерживается работа с удаленными складами: формируются заявки на кольцевой завоз МТР (доставляются не на общий склад, а развозятся непосредственно по тем местах, где они необходимы) и наряды на их отпуск.

Таким образом, в системе реализован полный цикл обеспечения адресной потребности в МТР.

Сбыт

Основные функции модуля «Сбыт»:

• Отпуск дочерним предприятиям
• Продажа МТР по агентской схеме
• Реализация НВИ

В качестве отличительных особенностей данного модуля можно отметить:

• оперативное распределение поступивших МТР
• оперативное формирование документов расхода
• единая точка доступа для проведения складских операций

Взаимодействие с поставщиками

Для совместной работы с поставщиками используется специальное портальное решение, доступ к которому имеют как сотрудники компании, так и контрагенты. Его внедрение позволяет свести к минимуму количество ошибок и значительно повысить оперативность обмена информацией с поставщиками по заключенным договорам, отгрузкам, взаиморасчетам.

Основными функциями модуля «Взаимодействие с поставщиками» являются следующие:

• Уведомление Поставщика по электронной почте о появлении в ERP-системе заказа на поставку
• Автоматическое информирование Поставщиков и Трейдеров о необходимости внесения информации о состоянии отгрузок по поставкам МТР
• Предоставление Поставщикам возможности ввода и редактирования информации по отгрузке МТР
• Поддержание в актуальном состоянии текстовой информации о проблемах и особенностях по отгрузке МТР
• Оповещение Трейдеров по почте при вводе счетов-фактур Поставщиком
• Ввод Поставщиками скан-копий счетов-фактур, автоматическая загрузка их в ERP-систему для проверки
• Ввод поставщиками Заявок на оплату поставок МТР
• Ведение статусов обработки документов («в обработке», «товар получен», «проведен»)
• Формирование Поставщиком отчета по отгрузкам

Аналитическая отчетность

Эффективное управление материально-техническим обеспечением невозможно без получения своевременной и достоверной отчетности – по каждому этапу и в целом по всем процессу. Для создания более полной картины в компании используется набор стандартных и дополнительно разработанных отчетных форм. Например, в сфере закупок формируются сводный отчет по поставщикам, отчет по исполнению договоров, отчет о динамике закупочных цен, отчет о контроле сроков поставок МТР. Для более качественного управления запасами используются отчеты о поступлении МТР от поставщиков, о приходе брака, об остатках материалов. Кроме того, отслеживается динамика движения МТР в рамках осуществления мероприятий и за определенный период.

В результате у руководства компании появляется возможность ежедневно контролировать процесс МТО «от» и «до» и принимать выверенные решения по его оптимизации.